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Octubre, 2002

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21/09/02; Taller "Definiendo nuestras Contribuciones" El taller que duró 8 horas y que fue facilitado por el Ing. Francisco Collell, tuvo como objetivo fundamental la definición de la misión y visión de la organización y la capacitación del personal para identificar sus contribuciones individuales y colectivas para el logro de las metas de la misma, así como la medición sistemática de su avance.

A continuación la última parte del artículo iniciado el mes pasado:

LOS PROCESOS Y EL PROCESO DE VENTAS

Rogelio Carrillo Penso

  • Los procesos son la ruptura para lograr resultados en la economía del cliente. ¿Qué medir?
  • Facturas sin errores
  • Pedidos bien tomados
  • Costo de transacciones entre departamentos
  • Actividades de compra
  • Desarrollo de productos
  • Retención de clientes
  • Utilidades
  • Adquiera un compromiso con los procesos y abandone la práctica inherente a las organizaciones enfocadas a funciones. Internet es una vía para trascender de las limitaciones funcionales, lo que genera productos superiores, programas excepcionales de mercadeo, cumplimiento sin desviaciones, esfuerzos de venta exitosos y envidiable satisfacción del cliente, son los procesos bien diseñados y mejor ejecutados.

Los procesos traen a la luz dos aspectos fundamentales en el mundo empresarial de hoy: organizados y juntos. Aquellos gerentes que atacan el mejoramiento de procesos para mantener cuotas de poder o islas operativas, se les debe facilitar la salida de la organización. Unir a dos empresas bajo un solo paraguas no es ni una fusión ni una adquisición. Las reducciones de costo o las sinergias de mercado requieren que los procesos sean rediseñados, y rediseñar procesos exige realinear todos los aspectos del negocio alrededor de ellos y cambiar su manera de pensar y su cultura.

  • Algunos de los cambios culturales que podemos describir son:
  • De trabajo individual a trabajo en equipo
  • De trabajar para el jefe a trabajar para el cliente
  • De improvisaciones a la disciplina
  • De conflictos a interacciones positivas
  • De pasar de mono responsabilidad a colectiva, y dar cuenta por nuestra gestión
  • Los procesos nos enseñan a trabajar juntos.

25 Pasos de un Proceso de Venta

Este proceso comienza cuando el representante de ventas descubre una oportunidad de negocio y tiene por objeto hacer todo más expedito para el cliente y la empresa, reducir costos, responder más rápido a los requerimientos del cliente, asegurar el mercado y aumentar la rotación de ventas. Estos 25 pasos crean una forma expedita y organizada de lograr estos y otras metas de interés para todos los involucrados.

  1. Trabaje con el cliente para delinear las oportunidades de venta, desarrollando una visión global de los que el cliente desea, información que será utilizada en varios de los pasos siguientes.
  2. Evalúe la oportunidad en el contexto
  3. Analice la competencia; ¿cómo pudiera nuestro enfoque reflejar las fortalezas y debilidades de la competencia?
  4. Desarrolle un esquema preliminar de negocios. ¿Es esta una evaluación real y completa de lo que puede constar esta venta? Del ingreso, ¿que nos puede traer? ¿De su contribución efectiva a las utilidades de la compañía?
  5. A la luz de estos factores decida las prioridades que deben darse a esta oportunidad. Si tenemos una posibilidad real de ganar, ¿queremos ganar esta venta?, ¿Estamos usando bien nuestra energía? En este momento los aspectos de baja prioridad son abandonados para conservar recursos para mejores oportunidades.
  6. Los pasos del 6 al 11 profundizan en los requerimiento del cliente con el desarrollo de las estrategias del proyecto.

  • Cree un equipo multidisciplinario de proyecto con especialistas en los aspectos relevantes de ingeniería, ventas, mercadeo, finanzas, producción, etc., con el rol de manejar esta oportunidad de negocio hasta cerrarlo. Asigne los recursos para asegurarse que la gente no va ser retirada del proyecto.
  • Refine los requerimientos del cliente; para ello será necesario discutirlos a fondo con él.
  • Identifique los riesgos asociados con perseguir y realizar esta oportunidad de venta, tanto desde el punto de vista de la incertidumbre tecnológica (¿podemos hacerlo?), como de nuestra posición competitiva (¿podemos no hacerlo?).
  • Finalice la evaluación del negocio basado en toda la información que ha recabado
  • Haga que el gerente analice la estrategia recomendada por el equipo. Su desacuerdo significaría acabar con el proyecto.
  • Verifique de nuevo con el cliente para asegurarse que tiene una comprensión precisa de sus necesidades. Corrija las desviaciones.
  • En los siguientes seis pasos la compañía invierte recursos significativos en desarrollar la solución a las necesidades del cliente.

  • Asigne los recursos adicionales que sean necesarios para el desarrollo de las soluciones.
  • Desarrolle y evalúe los diseños alternativos a la solución planteada. Seleccione el diseño final que será propuesto.
  • Desarrolle un análisis del posible enfoque del competidor a esta oportunidad de ventas y los precios a que podría cotizar.
  • Actualice el plan de riesgo, aclarando las situaciones que puedan causar que el proyecto fracase.
  • Realice escenarios de ganancias y pérdidas actualizados.
  • Cree la cotización formal que va a ser entregada al cliente, y haga que sea revisada y cuente con la aprobación de todos los actores involucrados.
  • Los cinco pasos siguientes finalizan la estrategia del proyecto y presenta la propuesta.

  • Revise las bases formales de licitación del cliente. Note que en lugar de quedar sorprendido por su contenido, la empresa ha estado trabajando sobre un enfoque dentro de esos parámetros y es capaz de responder con diligencia cuando las bases de licitación son hechas públicas. Si dichas bases han sido modificadas más allá de los parámetros considerados en la propuesta, el proyecto es abandonado.
  • Revise el diseño técnico propuesto y los servicios de apoyo relacionados para asegurarse que son consistentes con las bases de la licitación.
  • Termine la propuesta a ser introducida.
  • Transforme su proyecto en una propuesta formal y final.
  • Una vez que la propuesta final ha sido revisada y aprobada por todos los involucrados, presente la propuesta al cliente.
  • Los tres pasos finales del proceso vienen una vez que el cliente no ha dado su buena pro.

  • Negocie los detalles del contrato, a fin de asegurar que sus responsabilidades están claramente delimitadas, no hay cabos sueltos ni falsas expectativas, o futuras exigencias de "servicios gratis".
  • Haga una evaluación post mortem del proyecto para analizar que hizo bien y que no, y enlace los resultados con la actividad de planificación y ejecución.
  • Comuníquelo al resto de la organización con el objeto de transmitir el conocimiento e inteligencia de mercado adquirida en el desarrollo del proyecto; promover mejoras para el futuro, y motivar al resto de la empresa a seguir enfoques similares en áreas relacionadas o que puedan aprovechar esta tecnología.
  • Debes ser el cambio
    que quieres ver en el mundo.