BOLETIN INFORMATIVO

Septiembre, 2003

Eventos:

13/08/02, Taller "Documentando nuestros Procesos". Facilitador, Checira Dugarte.

21/08/03, Taller "Generación de Estrategías para superar la crisis". dictado en la Cámara de Artesanos Pequeños y Medianos Industriales del Estado Aragua por el Ing. Francisco J. Collell.

A continuación nuestro artículo del mes.

PAPEL DE LAS EMPRESAS CONSULTORAS EN LA
GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO

Josep Maria Rodríguez Rovira

Resumen: Se ofrece una visión del papel que pueden desarrollar las empresas de consultoría en el ámbito de la organización de sistemas de gestión del conocimiento, haciendo una reflexión sobre algunos criterios a considerar en su implantación.

Qué puede aportar una empresa consultora:

1. A menudo las soluciones vienen de fuera

Así es con frecuencia, las aportaciones de consultores externos son fundamentales para la resolución de problemas o la implantación de nuevos objetivos en las organizaciones. Todo el mundo sabe que la consultoría, en los ámbitos más clásicos de la gestión empresarial, es un servicio cada vez más ampliamente utilizado por las empresas y por todo tipo de organismos, incluidas las administraciones. De ahí el gran éxito que están cosechando.

2. ┐Que aporta una empresa de consultoría?

Constituyen un soporte muy útil para las organizaciones y muy especialmente para los profesionales que trabajan en ellas. Esto es así porque ofrecen:

  • Una visión global y externa a la organización, no condicionada por su propia dinámica y las circunstancias que la rodean.
  • Conocimientos de profesionales especializados.
  • Experiencias acumuladas en ámbitos concretos de actividad.
  • Incremento de la capacidad de trabajo concentrada en un área y un tiempo determinados.

Como resumen, con la colaboración de una empresa de consultoría se obtienen conocimientos acumulados, experiencia y trabajo profesional especializado, con los consiguientes ahorros de inversión y de tiempo, mejorando de esta forma la productividad de la organización. Además, todo ello permite que los profesionales de la institución concentren su actividad en los temas que son propios de la misma, en el negocio principal, aquel que la organización domina y en el que es realmente competitiva (el llamado core business). Los criterios actuales de gestión gerencial de organizaciones tienden a externalizar las actividades que no forman parte del núcleo básico.

3. Lo que demanda el mercado.

En este contexto, el mercado demanda de los profesionales de la información su aportación para contribuir a dotar a las organizaciones de la preparación y los instrumentos que les permitan un uso intensivo de la información y del conocimiento. Y esto como condición que garantice su viabilidad y su competitividad en el futuro.

Una propuesta de criterios

1. Las organizaciones deben aprender.

┐Aprender de quién? En primer lugar, y fundamentalmente, de ellas mismas, de los conocimientos y la experiencia de sus propios trabajadores; también de sus clientes, de sus proveedores y de la competencia.

┐Cómo aprender? Con la decisión corporativa necesaria para crear las condiciones y dotarse de los medios necesarios. Con el compromiso radical de la alta dirección. Con la cooperación activa y el entusiasmo, casi cabría decir, de las personas que trabajan en ella.

Algunas definiciones de organización que aprende realizadas por especialistas en esta materia, nos pueden ayudar a situar este objetivo. Hemos elegido las siguientes:

"Una entidad aprende si, mediante el procesamiento de la
información, cambia la gama de sus potenciales conductas".
George P. Huber
,

"Se considera que una organización aprende
cuando traduce las enseñanzas obtenidas de su
pasado en normas que orientarán su conducta".
Barbara Levit
,

Como se puede observar, el denominador común de estas definiciones es el uso de la información para evaluar conductas y sus resultados, así como para deducir de sus enseñanzas comportamientos futuros. Por ello, para aprender son necesarias políticas adecuadas a los objetivos de cada organización, así como los recursos, las metodologías, la definición de procedimientos, los objetivos cuantificables y las métricas de evaluación de resultados.

2. Del documento al conocimiento tácito.

Una parte fundamental del proceso de aprendizaje de una organización es la obtención de conocimiento de sus empleados. De esta adquisición de conocimiento de los trabajadores hay una parte en la que la organización puede influir muy poco o nada: la experiencia personal y emocional, su capacidad de reflexión y asimilación, su formación académica y su experiencia anterior. Pero sí hay otros elementos en los que la empresa puede intervenir positivamente. Entre ellos se encuentran: formación, políticas de motivación y gestión de la información y del conocimiento. Nosotros nos referiremos sólo a esta última.

Por lo que respecta a la información, una de las vías básicas de

obtención de la misma, tanto la externa a la organización como la interna, es el acceso a documentación, sea cual sea el soporte: papel, información oral, gráfica, vídeo o acceso a bases de datos. A su vez, el proceso de adquisición de conocimientos tiene dos componentes básicos: uno la asimilación de conocimiento de otras personas, el otro, el propio aprendizaje por la experiencia.

3. Del conocimiento tácito al explícito.

En un proceso constantemente bidireccional no sólo adquirimos y asimilamos conocimiento, sino que también lo exteriorizamos y transmitimos. Esta transferencia podemos realizarla mediante diferentes formas de expresión y soportes, cuanto más sofisticados más complejos y costosos. Compárese la diferencia entre una conversación entre personas y la producción de un vídeo o una película.

Las más sencillas, y por ello las más utilizadas, son las formas verbales y las escritas porque además dan total autonomía al emisor, es decir, al que se expresa, al que transmite conocimiento, que no necesita intermediarios para manifestarse ni medios sofisticados de difusión.

Desarrollar las mejores y más eficientes formas para que el conocimiento se exprese, se convierta de tácito en explícito y sea útil a la organización, es una nueva responsabilidad y un reto para profesionales y empresas mediante técnicas para la realización de auditorías de la información, análisis de circuitos de información, diseño de bases de datos, etc.

4. El aprendizaje eficiente. La ecología del conocimiento.

Los recursos de las organizaciones son limitados y es necesaria su economía para obtener resultados altos con inversiones reducidas. ┐En qué se parece una empresa a un bosque? A la hora de abordar un proyecto de gestión del conocimiento vemos que puede beneficiarse de los criterios de acción ecológica de la naturaleza, entre ellos:

  • La interrelación e interdependencia entre los diferentes componentes de un determinado ambiente. Toda actuación en un ámbito tiene repercusiones en otro.

 

  • El entorno continuamente cambiante, lo que exige una atención permanente y capacidad de reacción y de anticipación.
  • La gestión de recursos, los cuales son limitados, y economizarlos debe ser un objetivo permanente.
  • La reutilización de los recursos es otra de las medidas imprescindibles, para la naturaleza y para los procesos de información.

Una organización, una empresa, no es una suma de procesos secuenciales y lineales, sino que es como un organismo vivo donde cada acción, sobre todo en el ámbito informativo, tiene un tejido de consecuencias en diferentes áreas de la actividad.

Las empresas de consultoría están en las mejores condiciones de proporcionar un importante valor añadido a los procesos de tratamiento de la información, por la aportación que suponen la formación y experiencia del personal que trabaja en las mismas.

5. Visión integrada e integradora.

Una empresa consultora debe trabajar para el cliente pero debe, sobre todo, trabajar con él. Para ello debe conocerlo y poner en práctica una metodología de trabajo y relación que tenga muy en cuenta que abordar con garantías la gestión del conocimiento en una organización requiere un planteamiento capaz de integrar dinámicamente lo que son los elementos definitorios más críticos de toda organización, a saber: misión, visión, planes estratégicos, objetivos, valores corporativos, cultura organizacional, estructura y procesos básicos. Partir de estas premisas es necesario para asegurar que las propuestas que se realicen al cliente serán acordes con sus objetivos.

Una empresa de consultoría debe cooperar con el cliente para que sea líder en su propio mercado. Como colofón, cabe decir que uno de los objetivos básicos de las empresas de consultoría debe ser contribuir eficazmente a que sus clientes sean líderes en su propio mercado, se encuentre éste compuesto de clientes, usuarios o ciudadanos, según estemos hablando de empresas, instituciones diversas o administraciones. Conseguirlo forma parte de su compromiso profesional con los clientes y es la forma de garantizar su continuidad en el futuro. Para ello deben actuar guiadas por unos valores corporativos que les deben ser reconocidos por clientes y círculos profesionales: calidad, innovación, cooperación, confidencialidad y profesionalidad. Es decir, que la actuación de la empresa consultora debe estar guiada por la obtención de óptimos resultados por parte de su cliente en su ámbito de actividad.

El mejoramiento por el bien del mejoramiento es la forma más segura de fortalecer la competitividad general de la empresa. Si se cuida la calidad, las utilidades se cuidan por si mismas.

Mauricio Lefcovich